Bạn có thể lựa chọn Google Sheet – công cụ hiệu quả và hoàn toàn miễn phí của Google khi cần làm việc với các dữ liệu bảng tính. Chúng tôi sẽ cung cấp thêm thông tin về cách sử dụng Google Sheet cho những người mới bắt đầu trong phạm vi bài viết này. Hãy không bỏ qua!
Table of Contents
1. Google Sheets là gì?
Google Sheet (còn có tên gọi khác là Google trang tính) là công cụ nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa bảng tính miễn phí giống như Microsoft Excel.
Ký hiệu của ứng dụng bảng tính Google Sheet.
Các tính năng tiêu biểu sau đã giúp Google Sheet được đánh giá cao và trở thành ứng dụng phổ biến trong công việc văn phòng:
Người dùng có thể nhập thông tin và cấu hình phần mềm tính toán nhanh chóng và dễ dàng.
Người dùng không cần thường xuyên nhấn nút LƯU do hệ thống lưu trữ dữ liệu tự động.
Hỗ trợ người sử dụng thực hiện tính toán chính xác, phần mềm sẽ tự động hiển thị đầy đủ cấu trúc của hàm khi người sử dụng bắt đầu nhập hàm.
Đồng thời nhiều người có thể tương tác trên Bảng tính Google. Đặc biệt, bất kỳ ai cũng có thể phản hồi và chia sẻ để tăng hiệu quả làm việc cho tất cả mọi người. Tính năng này rất thích hợp cho các nhóm làm việc trực tuyến, kết nối thông qua bảng tính.
Google Sheets tương thích trên tất cả thiết bị như điện thoại di động, máy tính cá nhân, máy tính để bàn.
2. Hướng dẫn cách sử dụng Google Sheet
Để rõ ràng hơn, chúng tôi sẽ hướng dẫn kĩ các bước như sau: Tạo và điền thông tin, đổi tên và tải xuống trên máy, nhập dữ liệu trực tiếp từ tập tin đã có trong máy, cấp quyền truy cập và chia sẻ trang tính Google để người dùng có thể sử dụng. Sau đây là các bước cụ thể.
2.1 Tạo và điền thông tin trên Google Sheet
Trước tiên, bạn hãy nhấn vào tính năng TÌM KIẾM ONLINE TRÊN GOOGLE. Sau đó, thực hiện theo hướng dẫn trong hình dưới đây.
Tìm kiếm trực tiếp trang tính Google bằng ứng dụng của Google.
Xin vui lòng bấm vào phần Truy cập Trang Tính của Google.
Lựa chọn danh mục Truy cập Google Sheets.
Bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng cộng bên dưới để tạo một bảng tính mới ngay lập tức. Tiếp theo, điền thông tin vào các ô trong bảng tính Excel. Sau đó làm gì?
Hoàn tất việc tạo và điền thông tin trên Bảng tính Google.
2.2 Tiến hành nhập dữ liệu từ các tập tin có sẵn
“Sử dụng dữ liệu có sẵn trong máy tính là một trong những cách để sử dụng Google Sheet mà người dùng cần biết. Chi tiết:”
Đầu tiên, bạn cần tạo một tài liệu Google Sheet, sau đó nhấp vào Tệp và chọn Nhập.
Bấm vào TỆP trên thanh công cụ, sau đó lựa chọn chức năng Nhập.
Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện bảng dữ liệu mới. Nhiệm vụ của bạn chính là click vào chọn mục TẢI LÊN rồi chọn CHỌN TỆP TỪ THIẾT BỊ. Khi tải tệp dữ liệu từ máy tính lên, bạn hãy click vào CHỌN để hoàn tất việc tải tập đã lưu lên trang tính.
Chọn UPLOAD để đưa dữ liệu từ máy tính lên trang tính Google.
2.3 Đổi tên, tải dữ liệu trên trang tính về máy tính
Trước tiên bạn hãy di chuyển chuột đến mục TỆP rồi chọn mục ĐỔI TÊN.
Bấm vào FILE sau đó lựa chọn THAY ĐỔI TÊN trên trang tính.
Nếu muốn tải về bộ nhớ máy tính, bạn chỉ việc vào TỆP rồi chọn mục TẢI XUỐNG kèm định dạng file muốn sử dụng.
Để tải xuống file cần thiết, hãy truy cập vào thư mục và chọn tệp cần download.
2.4 Cách mở quyền truy cập và chia sẻ Google Sheet
Trước tiên, bạn hãy di chuyển chuột đến mục CHIA SẺ nằm tại vị trí góc trên cùng bên phải trang tính.
Quý khách có thể tìm thấy mục CHIA SẺ ở vị trí góc trên bên phải của trang tính.
Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào chọn mục Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết hoặc chỉ chia sẻ với những người cùng thuộc hệ thống email doanh nghiệp.
Ví dụ, bạn có thể lựa chọn phần CHIA SẺ VỚI BẤT KỲ NGƯỜI CÓ LIÊN KẾT TRANG WEB.
Cuối cùng, bạn nhấn vào mục CHỈNH SỬA THEO NHU CẦU gồm: Người chỉnh sửa, người nhận xét và người xem.
Truy cập vào phần chỉnh sửa theo yêu cầu.
Bạn click vào mục SAO CHÉP ĐƯỜNG LIÊN KẾT rồi click vào chữ XONG đã có thể chia sẻ đường link trang tính này cho bạn bè, đồng nghiệp.
Xin hãy nhấp vào mục SAO CHÉP URL, rồi bấm vào nút HOÀN TẤT để cùng chia sẻ thông tin.
2.5 Cách di chuyển dữ liệu trong Google trang tính
Lựa chọn phạm vi hoặc ô mà bạn muốn sao chép định dạng, sau đó nhấn chuột phải và chọn Sao chép.
Nhấn chuột phải tại bất kỳ ô đã chọn, rồi chọn phạm vi ô để sao chép định dạng với điều kiện được sao chép.
Tại thanh menu hiển thị, bạn nhấp chuột chọn mục Paste special rồi nhấn tiếp mục Paste format only. 
Có 3 phương pháp để chuyển dữ liệu trong bảng tính Google Sheet.
2.6 Cách bảo vệ dữ liệu tại Google Sheets
Mở file tài liệu trang tính bản thân muốn khóa lại rồi chọn menu Data, nhấn tiếp mục Protected sheets and ranges.
Nhấn vào lựa chọn Bảo vệ bảng và phạm vi.
Bạn nhấn vào mục Add a sheet or range. Rồi chuyển tab sheet phía bên trái của chữ Range.
Bạn bấm vào phần Thêm một trang hoặc phạm vi.
Nhấn vào sheet bản thân muốn khóa rồi chọn Set Permissions.
Sau đó, lựa chọn bảng tính mà bạn muốn khóa.
Tại hộp thoại quyền chỉnh sửa, nếu muốn hạn chế người sửa, bạn nhấn vào trình đơn rồi chọn chỉ bạn và chủ sở hữu Google Sheet theo hình.
Bấm vào nút done để hoàn thành việc khóa bảng tính.
2.7 Các công thức cơ bản nhất có trong Google Sheets
Trung bình: Tìm số trung bình của tập dữ liệu cụ thể nào đó.
Sum: Tính tổng trong một khoảng dữ liệu nhất định.
Count: Nghĩa là tìm giá trị trong khoảng một phạm vi ô cụ thể.
Max: Tìm số lớn nhất trong khoảng xác định của một phạm vi nào đó.
Min: Tìm kiếm giá trị nhỏ nhất trong khoảng giá trị xác định.
Trang tính của Google cung cấp nhiều công thức tính giá trị khác nhau.
3. Google Sheets có điểm gì khác so với Excel?
Do những khác biệt đáng kể, ngày càng nhiều người dùng chuyển sang sử dụng Google Sheets hơn là Microsoft Excel: Hiện tại.
Nếu bạn đã có tài khoản Google, bạn có thể sử dụng miễn phí Google Sheets như một công cụ bảng tính. Tuy nhiên, để sử dụng Excel, người dùng sẽ cần phải trả tiền một lần để mua ứng dụng Microsoft Office hoặc đăng ký Office 365.
Tăng độ tương tác và cải thiện hiệu quả làm việc được đạt được bằng cách sử dụng Google Sheets để hỗ trợ cho việc làm việc nhóm trực tuyến.
Trong khi đó, phần mềm Excel hỗ trợ truy cập không kết nối mạng hiệu quả, phần mềm Google Sheets hỗ trợ người dùng đồng bộ dữ liệu trên đám mây tốt hơn.
Nếu công việc của bạn đặc thù đòi hỏi tính toán phức tạp, Microsoft Excel sẽ giúp ích cho bạn nhiều hơn. Hãy chọn công cụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn!
Bạn đã hơi thấu hiểu Google Sheets là gì và có khả năng sử dụng công cụ này một cách hiệu quả với những lời khuyên trên. Chúc bạn thành đạt!
