Thông thường, khi nhập dữ liệu vào Excel, định dạng của chúng thường khác nhau, bao gồm định dạng ngày tháng, chữ thông thường, thời gian, phần trăm,… Sử dụng định dạng ngày tháng trong Excel giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng và dễ dàng xử lý các nội dung. Excel cung cấp nhiều tùy chọn định dạng ngày tháng khác nhau, phù hợp với các yêu cầu của bảng dữ liệu.
Các lỗi phổ biến cũng sẽ được liệt kê để bạn có thể khắc phục chúng một cách nhanh chóng.Khi nhập nội dung ngày tháng vào Excel, có thể xảy ra một số sự cố và không hiển thị đúng ngày tháng. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cách định dạng ngày tháng trên Excel và đưa ra danh sách các lỗi thường gặp để bạn có thể khắc phục chúng dễ dàng.
Table of Contents
Định dạng ngày tháng trong Excel
Trước khi sử dụng những tính năng về ngày tháng mạnh mẽ của Microsoft Excel, bạn cần hiểu cách nó lưu trữ ngày và giờ. Điều này rất quan trọng để tránh những sự nhầm lẫn. Dù bạn có hy vọng rằng Excel sẽ ghi lại ngày theo định dạng ngày, tháng và năm, nhưng thực tế lại không phải như vậy.
Excel sử dụng số thứ tự để lưu trữ thông tin về ngày tháng và định dạng của ô. Thông tin này có thể được hiển thị dưới dạng ngày, giờ hoặc ngày và giờ.
Các ngày tháng trong bảng tính Excel.
Số lượng ngày từ ngày đầu tiên của năm 1900 cho đến ngày cuối cùng của năm 9999 được biểu diễn bằng con số 2958465. Đây chính là số nguyên thể hiện toàn bộ các ngày trong khoảng thời gian đó.
Trong cơ cấu này:
Thời gian trong bảng tính Excel.
Excel sử dụng số thập phân để lưu trữ thời gian từ .0 đến .99999, biểu thị tỷ lệ thời gian trong ngày, trong đó .0 tương đương với 00:00:00 và .99999 tương đương với 23:59:59.
Ví dụ:..
Thời gian và lịch trong Excel.
Dưới hình thức số thập phân, Excel lưu giữ thời gian và ngày bao gồm một số nguyên thể hiện ngày và một phần thập phân thể hiện thời gian.
Ví dụ:..
Hướng dẫn định dạng ngày tháng trong Excel
Khi nhập ngày 12/02/2012, một số trường hợp có thể hiển thị số 40951. Điều này có ý nghĩa là giá trị ngày tháng trong Excel được tính từ ngày 0/1/1900 và nếu nhập ngày 12/02/2012, thì nó sẽ cách ngày 0/1/1900 chính xác 40951 ngày.
Khi nhập ngày tháng vào Excel, việc xuất hiện giá trị không chính xác so với kỳ vọng của người dùng là điều thường gặp. Vì vậy, để định dạng ngày tháng chính xác trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây!
Bước 1: Chọn ô ngày tháng cần nhập, nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô.
Tại giao diện hộp thoại Định dạng ô, bạn chọn tab Số và nhấn vào tùy chọn Ngày tháng. Sau đó, bạn chọn loại định dạng thời gian mà bạn mong muốn bên phải. Để hiểu rõ hơn về cách hiển thị ngày tháng, chúng ta xem phần Mẫu bên trên. Bước này đã hoàn thành.
Nhấn lựa chọn loại hiển thị và sau đó chọn OK.
Ngay sau đó, dữ liệu sẽ được chuyển đổi thành định dạng ngày đã lựa chọn.
Nếu không đáp ứng định dạng ngày tháng như yêu cầu của bạn, hoặc có phương pháp khác để định dạng ngày tháng theo mong muốn của người sử dụng. Trước tiên, bạn cần chọn tab Số trong hộp thoại Định dạng ô, sau đó chọn tùy chọn Tùy chỉnh.
Tiếp theo, nhập đoạn mã ngày tháng bên dưới vào ô Type.
| Hiển thị ngày trên Excel | Mã hiển thị |
| Ngày có định dạng 1 – 31 | d |
| Ngày có dạng 01 – 31 | dd |
| Ngày có dạng Mon – Sun | ddd |
| Ngày có dạng Monday – Sunday | ddd |
| Tháng có dạng 1 – 12 | m |
| Tháng có dạng 01 – 12 | mm |
| Tháng có dạng Jan – Dec | mmm |
| Tháng có dạng January – December | mmmm |
| Năm có dạng 00 – 99 | yy |
| Năm có dạng 1900 – 9999 | yyyy |
Các cách nhập ngày tháng trên Excel một số kỹ thuật.
Chuyển đổi định dạng ngày sang các ngôn ngữ khác
Nếu bạn muốn sử dụng ngày tháng cho nhiều vị trí khác nhau, bạn có thể chuyển sang một ngôn ngữ khác.
Bước thứ nhất: Lựa chọn ô nằm bên phải.
Bước 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc Command + 1.
Bước 3: Từ danh mục Numbers, hãy lựa chọn mục Date.
Bước 4: Dưới menu Loại, có một menu thả xuống cho Khu vực.
Bước thứ 5: Lựa chọn ngôn ngữ thích hợp.
Bạn cũng có thể điều chỉnh thiết lập ngôn ngữ của mình.
Bước 1: Thực hiện các hướng dẫn để điều chỉnh ngày.
Sau khi bạn đã thiết lập định dạng ngày thích hợp, bước tiếp theo là chèn mã ngôn ngữ vào trước định dạng ngày được tùy chỉnh.
Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp là bước thứ ba. Tất cả các ngôn ngữ được định dạng dưới dạng [$-###]. Một số ví dụ bao gồm: .
Tại sao định dạng ngày có thể gặp vấn đề khi thay đổi?
Khi sửa đổi cách ghi ngày tháng trong bảng tính Excel, có thể xảy ra nhiều vấn đề khác nhau do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là một số lý do thường gặp.
Sự sắp xếp dữ liệu trên bảng tính Excel luôn mang tính quan trọng vô cùng, ngay cả khi ngày đã được định dạng chính xác. Tuy vậy, việc lộn xộn dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến thông tin chi tiết trong quá trình phân tích, bởi vì dữ liệu đã được định dạng trước đó.
Để thêm định dạng ngày tháng vào bảng tính Excel, hãy đổi kiểu ô, hoặc cột, dòng trước khi nhập thông tin. Các hướng dẫn cơ bản đã được cung cấp ở trên đây.
Hi vọng bài báo này có ích cho quý vị!
