Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và đơn giản

47

Thường thì những người mới vào làm văn phòng đều phải làm công việc thống kê số liệu, trong đó việc đánh số thứ tự trong Excel được xem là một phần quan trọng của công việc này.

Có tổng cộng 4 phương pháp đánh số thứ tự trong phần mềm Excel được Phong Vũ hướng dẫn, giúp việc quản lý dữ liệu trở nên thuận tiện và đơn giản hơn.

10 lời khuyên tuyệt vời về Microsoft 365 mà bạn chắc chắn sẽ không muốn bỏ qua.

Bí quyết tạo ra bài thuyết trình PowerPoint đẹp và hiệu quả.

Những nguy cơ khi sử dụng Office bản lậu.

Phương pháp đơn giản nhất là sử dụng tính năng đánh số thứ tự trong phần mềm Excel, mà gần như tất cả người làm văn phòng và sinh viên đều áp dụng.

Bước đầu tiên là nhập số 1 vào ô bắt đầu, theo sau đó là nhập số 2 vào ô tiếp theo.

Bước 2: Chọn highlight cả hai ô và sau đó kéo chuột về phía góc dưới cùng bên phải.

Bước 3: Giữ và di chuyển chuột đến vị trí cần đánh số. Khi hoàn thành, thả chuột.

Các lợi ích: tốc độ nhanh, đơn giản và dễ dàng trong vài thao tác.

Khi xóa một dòng bất kỳ, số thứ tự không được tự động cập nhật. Đối với các số lớn lên đến hàng trăm hoặc hàng ngàn, việc nhập liệu trở nên khá khó khăn để quản lý. Việc này có nhược điểm rõ ràng.

2. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng Stop Value

Đánh số thứ tự trong Excel theo cách này được sử dụng phổ biến bởi các nhân viên kế toán hoặc quản trị hệ thống vì nó cho phép nhập số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn.

Bước 1: Nhập số 1 vào ô khởi đầu.

Bước 2: Chọn Fill và Series, sau đó xuất hiện bảng phía trên.

Tại phần Series in: lựa chọn Columns, Bước 3. Chọn con số mà bạn muốn là kết thúc ở phần Stop Value. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm các số thứ tự từ 1 đến 1000, thì bạn chỉ cần nhập Stop value là 1000.

Một trong những điểm mạnh của nó là có thể nhập số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn.

Một khuyết điểm là khi xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự không được tự động cập nhật.

3. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm ROW()-1

Kỹ năng đánh số thứ tự chuyên nghiệp trong Excel được áp dụng bởi những chuyên viên sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như kế toán, kế toán trưởng, quản trị viên và nhân viên nhập liệu. Nếu xóa bất kỳ hàng nào trong bảng tính, số thứ tự sẽ được tự động cập nhật theo trình tự tăng dần từ 1 đến số lớn hơn. Công thức hàm có độ phức tạp thấp và dễ ghi nhớ.

Tại ô khởi đầu, nhập hàm =ROW()-1. Được giải thích rằng -1 được trừ đi vì khi bạn đang ở hàng số 2 và muốn đánh số thứ tự là 1, bạn có thể sử dụng ROW()-1. Nếu bạn đang ở hàng thứ 3 và muốn đánh số thứ tự là 1, bạn có thể sử dụng ROW()-2.

Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Thứ tự sẽ được tự động thay đổi khi xoá bất kỳ hàng nào. Công thức của hàm tương đối khá đơn giản và dễ nhớ. Nên ưu tiên áp dụng phương pháp này.

Khi nhập với số lượng hàng lớn đạt tới 10000 hoặc vượt quá giới hạn, phải thực hiện kéo thủ công bằng tay. Điều này có nhược điểm.

4. Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng hàm SUBTOTAL

Những “chuyên gia tính toán bảng tính” thường áp dụng phương pháp đánh số thứ tự trên Excel để nâng cao hiệu quả công việc và đó là phương pháp đánh số thứ tự nhanh chóng.

Thực hiện Bước 1 bằng cách gõ công thức =SUBTOTAL(3, $CELL BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: $CELL BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU), trong đó $B$2:B2 được thay thế cho $CELL BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU.

Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.

Lợi thế: Khi xóa một dòng bất kỳ thì số thứ tự sẽ được tự động cập nhật.

Khi nhập với số lượng hàng lớn đạt tới 10000 hoặc vượt quá giới hạn, phải thực hiện kéo thủ công bằng tay. Điều này có nhược điểm. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.

5. Cài đặt Microsoft 365 bản quyền để sử dụng Excel nói chung và đánh số thứ tự trong Excel nói riêng thật hiệu quả và chuyên nghiệp

Hầu hết mọi người đều sử dụng phiên bản crack và cho rằng chỉ cần có Word, Excel, Powerpoint là đủ. Tuy nhiên, việc phá khóa Office Word, Excel, Powerpoint có thể dẫn đến máy tính của bạn bị tấn công bởi virus và gặp các vấn đề liên quan đến bảo mật máy tính cũng như dữ liệu. Nếu bạn thường xuyên sử dụng các phần mềm crack thì nguy cơ bị nhiễm virus, trojan, mã độc càng tăng cao hơn.

Đừng nên dùng các phiên bản Office crack để tránh các vấn đề về bảo mật dữ liệu và vi phạm pháp luật. Thay vào đó, hãy sử dụng Microsoft 365 bản quyền để sử dụng Excel và đánh số thứ tự trong Excel một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tại Phong Vũ, bạn không chỉ có thể sử dụng phần mềm văn phòng cao cấp Word, Excel, PowerPoint, Outlook với mức giá chỉ từ 20k/tháng, mà còn có khả năng lưu trữ lên đến 1TB trên OneDrive và đồng bộ trên 5 thiết bị, cho phép bạn làm việc mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, nếu mua bộ Office Home & Student 2021 kèm Laptop/ Macbook tại Phong Vũ, bạn sẽ được giảm ngay 100K và nhận được nhiều chương trình khuyến mãi hấp dẫn.

Thông tin về mua sắm trực tuyến và gói hàng có thể được tìm thấy tại:

Gia đình Microsoft 365.

Microsoft 365 Cá nhân.

Office Home & Student 2021 là sản phẩm mua một lần và sử dụng suốt đời.

Mua khóa kỹ thuật số, nhận mã thông qua email hoặc số điện thoại.

Gia đình Microsoft 365.

Microsoft 365 Cá nhân.

Office Home & Student 2021 là sản phẩm mua một lần và sử dụng suốt đời.

Được phổ biến bởi Phong Vũ, qua bài viết này bạn sẽ hiểu thêm về 4 phương pháp đánh số thứ tự trong Excel giúp quản lý dữ liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Đừng quên tiếp tục theo dõi những bài viết hấp dẫn khác tại Phong Vũ Công Nghệ nhé.